SOFTWARE ESPECIALIZADO

Hemos diseñado y desarrollado para nuestros clientes la solución SGD. Este software totalmente escalable, permite la implementación por módulos de los servicios de escaneo e indexación de documentos, almacenamiento y administración de contenidos, consulta 100% web e implementación de workflow. Nuestra herramienta permite la optimización de sus procesos de gestión documental y administración de archivos y PQR´S, entre otros.

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO INFODOC

De acuerdo con lo establecido en la Norma Técnica Colombiana NTC/ISO 15489, el Sistema para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo INFODOC, garantiza que cada documento electrónico cumpla con las siguientes características:

  • Autenticidad: Todos los documentos que reposan en el sistema son lo que afirman ser, han sido creados o enviados por las personas de la cual se afirma que los han creado o enviado y han sido creados o enviados en el momento en que se afirma.
  • Fiabilidad: El contenido de todos los documentos que reposan en el sistema es considerado una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que dan testimonio.
  • Integridad: Todos los documentos que reposan en el sistema conservan su carácter completo e inalterado y están protegidos contra modificaciones no autorizadas.
  • Disponibilidad: Todos los documentos que reposan en el sistema pueden ser localizados, recuperados, presentados e interpretados.

1.1. REQUISITOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES.

INFODOC en su arquitectura y funciones frente a la administración de los documentos electrónicos, cumple con los parámetros establecidos en el Modelo de Requisitos para la Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo publicado por el Archivo General de la Nación, englobando un alcance de la gestión de documentos desde que se producen o reciben hasta su disposición final; es decir, integrando el ciclo vital de los documentos y los procesos que conforman la gestión documental. A su vez, el sistema permite incluir limitaciones de tiempo, sobre el proceso de desarrollo, estándares, funcionalidades, fiabilidad, usabilidad, eficiencia, mantenibilidad, portabilidad, infraestructura y seguridad entre otros.

1.1.1. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN

INFODOC es un software para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, que permite a los usuarios administradores parametrizar de manera sencilla las siguientes funcionalidades:

  • Usuarios y Grupos: A través de esta función, el Software permite a los usuarios administradores crear, modificar e inactivar usuarios o grupos del sistema; así mismo, la integración con el directorio activo del cliente, manteniendo la trazabilidad de las consultas y acciones realizadas, conservando de manera confiable e histórica datos de cada evento.
  • Roles y permisos: Mediante la asignación de Roles y Permisos a los usuarios, el sistema garantiza la seguridad, control de acceso y confidencialidad de los documentos según sus atributos (públicos, confidenciales o restringidos).
  • Auditoria: Desde el módulo de administración el Software permite consultar las pistas de auditoría y trazabilidad de todas las actuaciones en la gestión de la información y la documentación realizada por los diferentes usuarios.
  • Seguridad: El Software permite controlar y administrar los accesos de los diferentes usuarios al SGDEA, activar y desactivar, bloquear, desactivar por intentos fallidos de ingreso, también parametrizar la configuración de contraseñas, tiempos y vigencias de actualización.

Terceros: Desde el módulo de administración se podrán crear y administrar los terceros que interactúan en los diferentes procesos con los usuarios internos del sistema.

1.1.2. MÓDULO PARAMETRIZACIÓN SGDEA

  • Versionamiento TRD: El módulo de Parametrización está diseñado para que de forma fácil e intuitiva los usuarios con el rol de administrador carguen al sistema de manera manual o automática a través de un archivo plano las versiones de las Tablas de Retención Documental (TRD): también, realicen la descarga total o parcial del instrumento y activen o desactiven la TRD de acuerdo con los niveles seleccionados.
  • Plantillas: El sistema permite el cargue de plantillas definidas para la proyección de documentos y comunicados oficiales.
  • Gestión de metadatos: INFODOC en su arquitectura, funcionalidades y gestión de documentos de archivo, contempla el uso de los metadatos mínimos establecidos en la Guía esquema de Metadatos de Bogotá para documentos electrónicos de Archivo – EMBDEA 1.0, sin embargo, el sistema permite la creación e incorporación de metadatos adicionales de acuerdo con la misionalidad y necesidades del cliente.

1.1.3. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA

  • Radicación (Comunicaciones de entrada, salida e internas): El sistema permite la recepción y captura de los documentos soporte de las comunicaciones y trámites que radican los ciudadanos, empresas, entidades públicas y usuarios internos a través de los canales nativos del Software y canales externos (Correos institucionales, ventanillas físicas de correspondencia, página web oficial, digitalizados por medio de escáner o migrados de sistemas anteriores, entre otros). El tiempo aproximado de radicación e impresión del rotulo de un documento es de un minuto.
  • Gestión de comunicaciones: INFODOC permite de manera ágil y sencilla a los usuarios gestores consultar y dar trámite a las comunicaciones y radicados asignados a través de las Bandejas de Radicación y Tareas, también, iniciar procesos de distribución de documentos y ejecución de acciones compartidas (Revisar, Aprobar, Firmar) en la proyección de las respuestas.

1.1.4. MÓDULO INVENTARIOS Y PRESTAMOS

El módulo de Inventarios y Préstamos permite la administración adecuada y técnica de los inventarios físicos y digitales de la producción documental del cliente que se encuentren en archivo de gestión o archivo central, también facilita los procesos de consulta y el seguimiento de las solicitudes de préstamos de documentos o expedientes.

1.1.5. MÓDULO DE REPORTES

INFODOC cuenta con un módulo de reportes parametrizable de acuerdo con las necesidades del cliente, por medio de este módulo los usuarios podrán generar informes, estadísticas y hacer seguimiento de toda la documentación recibida, gestionada y producida. También, exportar cada informe en diferentes tipos de formato Excel, pdf y Word.

1.1.6. MODULO EXPEDIENTES

El módulo permite a los usuarios la creación de los expedientes a partir de las Series y Sub Series parametrizadas en las Tablas de Retención Documental por cada dependencia, su conformación con la totalidad de los documentos de archivo agrupados en el desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del soporte y el cierre, firma y generación y exportación de su índice electrónico.

Nota: El sistema permite que los usuarios autorizados puedan reaperturar expedientes cerrados, sin embargo, esta acción se parametrizará de acuerdo con las políticas de seguridad del cliente.

• INFODOC está diseñado como una plataforma web de microservicios 100% modular.
• INFODOC permite su despliegue Internet Information Server (IIS), DOCKER.
• INFODOC puede ser implantado en la nube AZURE de MICROSOFT o ONPRICE en los servidores del cliente.
• INFODOC está desarrollado bajo el Framework ASP.NET Core
• INFODOC funciona con base de datos SQLSERVER 2019 O superior y ORACLE 12 o versiones superiores.